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威海市档案管理办法

发布日期:2017-03-28 信息来源:乳山档案局字号:[ ]


  第一章 总 则

  第一条 为加强档案管理,有效地保护和开发利用档案信息资源,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》等有关法律、法规,结合本市实际,制定本办法。

  第二条 本办法所称档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 凡在本市行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织(以下统称各单位)和个人均应遵守本办法。

  第四条 各级人民政府应加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本地国民经济和社会发展计划,将档案征集、档案保护、档案抢救等档案事业发展所需经费纳入本级财政预算。

  第五条 各单位应加强对本单位、本系统档案工作的领导,将档案工作列入本单位工作计划和目标管理,为档案工作提供必要条件,保障档案工作正常开展。

  第二章 档案机构及其职责

  第六条 市及各区市档案管理部门,主管本行政区域内的档案事业,依法对档案工作实行监督管理。国家级开发区管委、南海新区管委的档案机构负责对本机关形成的档案实行集中统一管理,对区内各单位的档案工作实行监督和指导。

  第七条 镇人民政府和城市街道办事处应配备专(兼)职档案管理人员,负责集中统一管理本机关的档案。并对所属单位和行政村(居委会)的档案工作实行监督和指导。

  第八条 各单位应当设置档案机构或配备专(兼)职档案工作人员,负责集中统一管理本单位的档案,并对所属单位的档案工作进行检查和指导。

  大中型企业、较大规模科技事业单位应建立档案馆或档案信息资料中心。其所属职能科室、分厂、分公司、车间应配备专(兼)职档案人员,形成档案工作管理网络。

  第九条 各级各类档案馆负责分管范围内的多种门类档案的收集、保管和提供利用,业务上受同级档案管理部门监督、指导。

  第十条 各级各类档案机构应根据设置情况、管辖范围和馆(室)藏档案数量,配备专(兼)职档案管理人员。

  第十一条 档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理部门的专业培训,取得岗位资格证书。档案工作队伍应保持相对稳定。档案管理人员变动时,应按有关规定办理交接手续,方可离岗。

  第三章 档案收集与整理

  第十二条 单位和个人在公务活动中形成或与本单位工作有关的文件材料,按档案管理部门规定应当立卷归档的,必须收集齐全,任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

  第十三条 有下列情况之一的,有关单位应在情况发生之日起15日内向当地档案管理部门提供信息,井做好档案材料的收集、整理和移交工作:

  (一)行政区划的变动;

  (二)单位的建立、变更或撤销;

  (三)本区域的重点建设工程、重大科学技术研究和技术改造项目以及有关普查项目;

  (四)举办或者承办的具有重大影响的活动;

  (五)辖区或本系统内发生的重大事件;

  (六)档案管理部门认为应当提供信息的其它事项。

  第十四条 举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事等活动中形成的档案,有关单位和个人应当在活动结束之日起60日内到同级档案管理部门移交登记。

  第十五条 市及区市人民政府确定的重点建设项目、重大科学技术研究和技术改造项目,在竣工验收鉴定时,须由同级档案管理部门和有关主管部门对其档案进行验收;国家、省确定的重点项目,其档案的验收按国家有关规定执行。

  各单位的建设工程、科学技术研究、技术改造和重要设备仪器开箱等项目验收、鉴定时,应有本单位档案工作人员参加,并按照规范要求对该项目所形成的档案资料进行验收。

  第十六条 各单位应依照下列规定,定期向有关档案馆移交档案,并办理交接手续:

  (一)列入各级综合档案馆以及国家级开发区管委档案管理机构、南海新区管委档案管理机构收集范围的档案,自形成之日起满10年,向本级综合档案馆、档案机构移交;

  (二)列入专门档案馆收集范围的档案,自形成之日起满1年向专门档案馆移交;

  (三)建设工程档案,应由建设单位在工程竣工之日起3个月内,将所形成的工程竣工档案资料移交当地城建档靠馆。国家级开发区、南海新区形成的城区规划档案和建设工程竣工档案,由区内城建档案机构接收后,满3年移交市城建档案馆;

  (四)列入部门或企业事业单位档案馆收集范围的档案,于形成的次年6月底前向部门或企业事业单位档案馆移交。

  第十七条 有关资料和特殊载体的档案,应按下列规定向同级综合档案馆移交:

  (一)各级机关公开出版或内部编印的各类期刊、报纸、各种政策规定汇编、综合性统计、文集、史志、年鉴等资料出版后1年内移交;

  (二)授予和赠予本市的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书30日内移交;

  (三)中央和省党政领导来本市视察活动、外国国家元首和政府首脑来本市参观访问以及友好城市与本市相互往来活动、本市重要会议、重大活动中形成的题词和照片、录音带、录像带等音像材料,以及反映本市经济、社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的照片等资料60日内移交。

  第十八条 专业性较强或需要继续保密、保存的档案,报档案管理部门同意,可延长向有关档案馆移交时间,但延长期限不得超过5年;已撤销单位的档案或由于保管条件差以及其他原因可能导致不安全或严重损毁的档案,应提前向有关档案馆移交。

  第十九条 集体企业、私营企业、股份合作制企业和外商投资企业等非国有企业具有重要保存价值的档案,经各级综合档案馆与企业协商可接收进馆。

  第二十条 综合档案馆可以向社会征集、征购对国家和社会具有保存价值的档案,鼓励单位和个人向综合档案馆捐赠档案或委托代管。

  凡与博物馆、图书馆、纪念馆双方鉴定既是文物、图书资料,又是档案的可相互交换重复件、复制件(双方无法提供复制件的应提供目录),以便共同研究、出版有关史料。

  各级史志编修单位在收集档案史料过程中,涉及历史档案和资料的,应随史志向同级档案馆移交。

  第二十一条 单位和个人对须进馆的档案范围、归属、移交有异议的,由县级以上档案管理部门按有关规定进行确定。

  第二十二条 各单位所形成的各个门类、各种载体的档案,应坚持“谁形成,谁负责”的原则,将归档材料进行整理、立卷、装订、编号、编目,于次年6月底前向本单位档案机构移交。要同步建立电子文件归档与电子档案管理工作制度,逐步实行档案管理现代化、信息化管理。

  第二十三条 各种门类、各种载体的档案案卷质量,必须符合档案管理部门颁布的有关标准要求。凡有行业标准的单位以执行行业标准为主,参照执行档案管理部门的有关规定。  

  第四章 档案的管理与处置

  第二十四条 各级各类档案馆和单位档案机构应当建立健全档案管理制度,专业主管机关应建立档案管理系统网络,逐步实现档案管理的规范化、科学化、现代化。

  第二十五条 各级各类档案馆和单位档案机构必须建有符合《档案馆建筑设计规范》要求的专门库房。库房使用面积每千卷不低于15平方米,库房、办公室、阅览室应分设。配置适宜保存档案的必要设施和适应档案现代化管理需要的技术设备。

  第二十六条 各级各类档案馆和单位档案机构必须定期对档案进行检查,做好档案的防盗、防火、防渍、防有害生物等方面工作;对发现的载体破损、霉变、字迹褪色的档案应及时进行修复、复制或作其他技术处理。

  第二十七条 各级国家档案馆,应根据国家档案局制定的馆藏永久保管的档案分一、二、三级管理的标准和管理办法。对档案按不同等级,分别采取特殊保护措施,加以保护和管理。

  第二十八条 各级各类档案馆和单位档案机构使用的各式装具和表格应由档案管理部门统一设计、监制。特殊载体档案使用专门装具须报请档案管理部门或行业主管部门批准。

  第二十九条 国家机关、社会团体、国有企业事业单位和其他组织形成和保存的国家档案归国家所有,列入国有资产管理范围。

  集体单位形成和保存的档案归该单位集体所有,法律、法规另有规定除外。

  个人在非职务活动中形成的档案或者继承、受赠等合法方式获得的档案归个人所有。

  第三十条 事业单位、国有企业撤销、变更,其档案资料属于资产清理范围,应在其主管部门、国有资产管理部门和同级档案管理部门的监督指导下,同其他国有资产统一进行清理、评估。

  产权变动单位,应当保管好原单位全部档案资料及其目录,不得分散、丢失。并在资产清理结束时,按照国家规定做好档案的移交和处置工作。

  第三十一条 各级各类档案馆和单位档案机构应当按照国家规定的标准和程序,对档案的文件材料进行鉴定,确定保管期限;对开放、公布、解密的档案以及保管期限已满的档案进行鉴定和处理。

  严禁擅自销毁档案。

  第三十二条 属于国家所有的档案,任何单位和个人不得赠送、交换、出卖;需要向国外组织或者个人赠送、交换、出卖档案复制件的,必须报省档案行政管理部门审查批准。

  属于集体和个人所有的对国家和社会有保存价值的或应保密的档案,档案所有者可以向国家档案馆捐赠、寄存或出卖;向各级国家档案馆以外的单位或个人出卖、转让或赠送的,须经县级以上档案管理部门批准;严禁出卖、赠送给外国组织和外国人。

  第三十三条 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。单位和个人需要携带、运输、邮寄一级档案以外的所有对国家和社会有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件出境的,须提前30日到当地档案管理部门提出申请,报省档案行政管理部门和有关主管部门批准。  

  第五章 档案的开放、利用和公布

  第三十四条 各级各类档案馆所保存的档案,应按国家规定,分期分批向社会开放,定期公布开放档案的目录,并为档案的利用,提供必要的条件与服务。

  第三十五条 单位和个人持有介绍信、工作证或身份证等合法证明,可以利用已开放的档案;利用档案馆未开放的档案和其他单位档案机构保存的档案,须经档案馆或档案保存单位同意,必要时还须经档案管理部门审查同意。

  第三十六条 涉及国家重大利益、到期仍不宜开放的档案,应报请上一级档案主管部门批准,可以延期向社会开放。新发现重要、珍贵的档案资料,涉及重大历史事件或与国家现实政治、外交政策密切相关的档案,在公布前,须报经省级以上档案行政管理部门和有关部门批准。

  第三十七条 利用档案的单位和个人,应遵守下列规定:

  (一)不得泄露应保密的档案内容,维护国家安全、公共利益和他人合法权益;

  (二)不得涂改、损毁、丢失、伪造档案;

  (三)未经保管单位批准,不得抄录、复制或公布档案;

  (四)法律、法规、规章规定的其它情形。

  第三十八条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案可以优先和无偿利用,并可对档案不宜开放利用的部分提出限制利用意见,档案馆应维护其合法权益。

  第三十九条 各级各类档案馆应当按照规定,采取各种形式向社会公开档案的全部或部分原文,或者档案记载的指定内容。

  第四十条 综合档案馆应当建立档案电子信息网络中心,为单位和个人提供服务。各单位档案机构应当建立机读数据目录,向各类档案馆移交档案的单位,应定期报送机读数据目录。 

  第六章 罚 则

  第四十一条 违反本办法规定,有下列行为之一的,由县级以上档案管理部门责令改正,并视情节轻重,由主管部门对有关责任人员给予行政处分:

  (一)擅自设置档案馆的;

  (二)未按规定办理档案登记的;

  (三)重点建设工程和重大科学技术研究项目的档案未经档案管理部门和有关主管部门验收的;

  (四)未接规定向社会开放和提供利用档案的。

  第四十二条 违反本办法规定,有下列行为之一的,由县级以上档案管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分,并依法处以行政处罚;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任:

  (一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;

  (二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案或者泄露档案秘密的;

  (三)涂改、伪造档案的;

  (四)擅自出卖或者转让档案的;

  (五)倒卖档案牟利或者将档案出售、赠送给外国人的;

  (六)未按规定归档或者不按期移交档案的;

  (七)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施,造成损失的。

  第四十三条 档案管理人员在工作中玩忽职守,造成损失的,由所在的档案管理部门给予行政处分;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

  第七章 附 则

  第四十四条 外商投资企业档案管理按国家有关规定执行。

  第四十五条 本办法由威海市档案局负责解释。

  第四十六条 本办法有效期至2020年12月31日。





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